Home >

Management Assistent

Locatie

Den Haag

Publicatiedatum

12-08-2019

Publicatie eindigt

28-08-2019

Opdrachtgever

BlueTrail

Functie omschrijving

Opdrachtspecificaties
Referentienummer: BTIT27589
Omgeving: Den Haag
Startdatum: 1 oktober 2019
Einddatum: 31 december 2019
Optie op verlenging: Ja / Nee
Aantal uur per week: maximaal 36
Intakegesprek: Woensdag 4 september tussen 9.00 en 12.00 uur
Sluitingsdatum: Dinsdag 27 augustus om 13.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een Management Assistent voor maximaal 36 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving:
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de organisatie. Dit betreft secretariële ondersteuning, projectsecretariaat, personeelsbeleid, kwaliteitsborging, communicatie en financiën. Doelstelling is om de medewerkers van de organisatie zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan gemeenten.
Het secretariaat bestaat uit de officemanager, vier lijnsecretaresses, vijf projectondersteuners en twee algemene medewerkers secretariaat.

Taken/werkzaamheden:

  • Beheren van en regie hebben op een complexe agenda.
  • Proactief beheer van de inbox, prioriteren van mails en zelfstandig afhandelen, zodat de manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk).
  • Organiseren van vergaderingen en voorbereiden van presentaties.
  • Proactief informeren van manager en projectleider zodat zij goed voorbereid zijn voor vergaderingen en presentaties.
  • Werken met Ibabs.
  • Ruime ervaring met het notuleren van vergaderingen.
  • Onderhouden van contacten in het netwerk.
  • Verantwoordelijk voor het (digitale) documentbeheer van één of meer projecten.
  • Actief samenwerken met andere projectsecretaris(sen) en programmasecretaris(sen) op inhoud, proces en procedures.
  • Treedt op als plaatsvervangend programmasecretaresse binnen het team Omgevingswet.
  • Ophalen en verzamelen van input bij medewerkers voor de voortgangsrapportage.
  • Aanmelden, ontvangen en begeleiden van bezoekers.
  • Ondersteunen en achtervang zijn van collega’s op het secretariaat.
  • Acties bijhouden en bewaken van lopende activiteiten.

Functie eisen

KNOCK-OUT:
  • Je beschikt over een afgeronde MBO opleiding, met bijbehorend werk- en denkniveau.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het beheer van een mailbox op MT
    niveau in een complexe omgeving.
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:
  • Je hebt minimaal 3 jaar (bij voorkeur meer dan 5 jaar) ervaring in een vergelijkbare (managementassistent) functie.
  • Je hebt minimaal 3 jaar (bij voorkeur meer dan 5 jaar) ervaring met het beheer van een mailbox op MT niveau in een complexe omgeving.
  • Je hebt minimaal 3 jaar (bij voorkeur meer dan 5 jaar) ervaring met complex agendabeheer.
  • Je hebt minimaal 3 jaar (bij voorkeur meer dan 5 jaar) ervaring met notuleren.
  • Je beschikt over minimaal 3 jaar (bij voorkeur meer dan 5 jaar) kennis van en ervaring met het complete Microsoft-Officepakket (Excel, Word, Powerpoint, Outlook). (weging max. 28%)
  • Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met Microsoft Teams.
Competenties:
  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Samenwerkingsgericht
  • Dienstverlenend en snel kunnen schakelen
  • Planmatig
  • Proactief meedenken en vooruit kunnen denken
  • Oplossingsgericht denken
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig
  • Collegiaal

Reageren

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.

Vacatures

in Den Haag en omgeving
Berkel en Rodenrijs
Berkel en Rodenrijs
Bleiswijk
'S-GRAVENHAGE
Den Haag
Den Haag Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.